زمان برابر با پول است: راهنمای استفاده از نرم‌افزار نگهداری برای صرفه‌جویی در زمان و بهینه‌سازی هزینه‌ها
عبارت "زمان برابر با است گنج " در صنایع تولیدی کاملاً مصداق دارد. حتی چند دقیقه افزایش بهره‌وری می‌تواند تفاوت قابل توجهی بین موفقیت و شکست در بسیاری از واحدهای تولیدی ایجاد کند. صرفه‌جویی در زمان در فعالیت‌هایی چون نگهداری روتین، تعمیرات و تهیه گزارش‌ها می‌تواند به افزایش تولید، ارتقاء درآمد و بهبود روحیه کارکنان منتهی شود.
چالش‌ها در صرفه‌جویی در زمان
با این وجود، در مسیر صرفه‌جویی در زمان، چالش‌های زیادی وجود دارد. بسیاری از متخصصان نگهداری حتی یک دقیقه وقت اضافی برای انجام تعمیرات، گزارش‌نویسی، آماده‌سازی برای ممیزی‌ها، ردیابی موجودی‌ها و انجام وظایف مرتبط با انطباق ندارند. این تنها بخشی از مشکلات است که باعث می‌شود روز به روز زمان بیشتری برای انجام کارها در دسترس نباشد. علاوه بر این، تلاش برای آزادسازی زمان بیشتر اغلب می‌تواند منجر به نتایج معکوس شود. عجله، استفاده از راه‌حل‌های کوتاه‌مدت و سرهم‌بندی‌شده ممکن است در کوتاه‌مدت زمان را ذخیره کند، اما در بلندمدت به هزینه‌های بیشتری از نظر زمان، پول و ایمنی منتهی خواهد شد.
استفاده از فن‌آوری برای صرفه‌جویی در زمان
یکی از راه‌های پر کردن این شکاف میان حجم بالای کارها و نیاز به صرفه‌جویی در زمان، بهره‌گیری از فن‌آوری‌ها است. نرم‌افزارهای نگهداری مانند CMMS (سیستم مدیریت نگهداری کامپیوتری) به تیم‌های نگهداری این امکان را می‌دهند که کارهای خود را به‌طور کارآمدتر و سریع‌تر انجام دهند. به عنوان مثال، در واحدهایی که بیشتر کارکنان از نرم‌افزارهای نگهداری استفاده می‌کنند، بهبود قابل توجهی در کارآیی نیروی کار گزارش شده است.
مزایای استفاده از نرم‌افزار نگهداری
استفاده از نرم‌افزارهای نگهداری برای صرفه‌جویی در زمان علاوه بر مزایای مستقیم مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش زمان بهره‌برداری و کاهش زمان مورد نیاز برای انجام ممیزی‌ها، موجب ایجاد محیط کاری ایمن‌تر نیز می‌شود. این نرم‌افزارها با خودکارسازی بسیاری از فرآیندها، کاهش خطاهای انسانی و تسهیل در انجام وظایف، به تیم‌های نگهداری این امکان را می‌دهند که به‌طور مؤثرتر و با کارایی بیشتری عملیات خود را انجام دهند.
در نهایت، استفاده از نرم‌افزارهای نگهداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه، عملکرد کلی واحدهای نگهداری خود را بهبود بخشند و از بهینه‌سازی منابع به‌طور مؤثر بهره‌برداری کنند.
چگونه با استفاده از نرم‌افزار نگهداری زمان صرفه‌جویی کرده و قابلیت اطمینان دارایی‌ها را بهبود بخشیم
نرم‌افزارهای نگهداری به تیم‌های نگهداری این امکان را می‌دهند که زمان خود را به‌طور مؤثری مدیریت کرده و هم‌زمان قابلیت اطمینان دارایی‌ها را افزایش دهند. در اینجا پنج روش اصلی آورده شده است که نرم‌افزار می‌تواند به تیم‌های نگهداری کمک کند تا از مزایای آن بهره‌مند شوند.
1. افزایش کارایی نگهداری پیشگیرانه
استفاده از نرم‌افزارهای نگهداری مانند CMMS به تکنسین‌ها و مدیران کمک می‌کند تا نگهداری پیشگیرانه را به‌طور مؤثر برنامه‌ریزی کرده و برای انجام وظایف هشدارهایی تنظیم کنند. این اقدام موجب می‌شود تا نگهداری، تعمیرات و بررسی‌ها تنها زمانی انجام شوند که واقعاً ضروری است، که این امر احتمال خرابی‌های زمان‌بر را کاهش می‌دهد. با بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال، می‌توان PM (نگهداری پیشگیرانه) را به تکنسین‌های خاص اختصاص داد، که این اقدام موجب کاهش تکرار کارها و بهره‌وری بیشتر در زمان می‌شود.
2. حذف کاغذ و صفحات گسترده
جستجو در کاغذها، یادداشت‌برداری، نوشتن وظایف و ایجاد صفحات گسترده می‌تواند زمان زیادی را به خود اختصاص دهد. با استفاده از نرم‌افزار نگهداری، تیم‌ها قادر خواهند بود از روش‌های سنتی ثبت‌نام دستی با قلم و کاغذ و صفحات گسترده خودداری کنند. به‌جای آن، اطلاعات می‌توانند به‌طور دیجیتال مستند، سازماندهی و بایگانی شوند. هنگامی که تمام داده‌ها در یک مکان جمع‌آوری شوند، دیگر نیازی به وقت‌گذرانی برای ایجاد، جستجو و ذخیره‌سازی در پلتفرم‌های مختلف نخواهد بود.
3. سازماندهی دستورات کاری
دستورات کاری مبتنی بر کاغذ و صفحات گسترده محدودیت‌های زیادی دارند که منجر به هدررفت زمان می‌شود. این محدودیت‌ها شامل عدم دسترسی به دستورات کاری از هر مکان و همچنین عدم امکان مشاهده آسان وضعیت و اولویت پروژه‌ها است. با استفاده از نرم‌افزار نگهداری موبایلی، تیم‌ها می‌توانند به‌راحتی و با لمس یک دکمه به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشند. این امر به تکنسین‌ها کمک می‌کند تا اولویت‌های روزانه خود را سریعاً تعیین کرده و سریع‌تر از یک کار به کار دیگر منتقل شوند.
4. ایجاد گزارش‌ها سریع‌تر
بدون استفاده از نرم‌افزار، ایجاد گزارش‌ها نیازمند جمع‌آوری اعداد از انواع اسناد کاغذی و یا صفحات گسترده است، که این فرایند زمان‌بر است و احتمال بروز اشتباهات را افزایش می‌دهد. با استفاده از یک راه‌حل دیجیتال مانند CMMS، داده‌های مربوط به دارایی‌ها و دستورات کاری به‌طور بلادرنگ پیگیری می‌شوند و می‌توان آنها را به‌راحتی در گزارش‌ها مرتب کرد. این ویژگی به ایجاد گزارش‌هایی دقیق‌تر و سریع‌تر کمک می‌کند، که به تیم‌های مدیریتی این امکان را می‌دهد تا سریع‌تر تصمیم‌گیری کنند.
5. ارائه منابع بهتر برای تعمیرات
نگهداری غیرمنتظره به‌طور طبیعی در هر واحد صنعتی وجود دارد، اما آمادگی با ابزارهای مناسب می‌تواند زمان تعمیرات را کاهش دهد و بهره‌وری را افزایش دهد. استفاده از نرم‌افزار نگهداری این فرصت را فراهم می‌آورد تا اسناد، دفترچه‌ها، چک‌لیست‌ها، جزئیات تحلیل علل ریشه‌ای و دیگر اطلاعات مرتبط به دارایی‌ها پیوست شوند. با این اقدام، تمامی منابع مورد نیاز در یک مکان جمع‌آوری شده و به‌راحتی در دسترس خواهند بود. در نتیجه، دیگر نیازی به صرف زمان برای پیدا کردن اسناد یا استفاده از روش‌های آزمایش و خطا برای تعمیر مشکلات نخواهد بود.
۷ ویژگی نرم‌افزار CMMS که به تیم‌های نگهداری کمک می‌کند تا زمان خود را به‌طور کارآمدتری صرف کنند
نرم‌افزار CMMS ابزارهای کلیدی بسیاری را برای تیم‌های نگهداری فراهم می‌آورد که می‌توانند در صرفه‌جویی زمان و بهینه‌سازی فرآیندها مؤثر واقع شوند. این ویژگی‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا به جای تمرکز بر خرابی‌ها، کارهای معوق و وارد کردن داده‌ها، بیشتر بر قابلیت اطمینان، کارایی و رشد تمرکز کنند. در ادامه، هفت ویژگی مهم نرم‌افزار CMMS که به تیم‌های نگهداری کمک می‌کند تا زمان خود را مؤثرتر مدیریت کنند، آورده شده است.
1. پورتال درخواست کار
پورتال درخواست کار به کاربران این امکان را می‌دهد تا وضعیت تمامی درخواست‌های نگهداری را به‌طور دقیق پیگیری کنند. با استفاده از این پورتال، دیگر نیازی به پیگیری مستقیم با تیم نگهداری وجود ندارد، که موجب کاهش پیگیری‌های مکرر، حواس‌پرتی‌ها و تأخیرها می‌شود. این پورتال همچنین قابل تنظیم است و به‌طور خودکار تمام اطلاعات ضروری که تیم نگهداری برای انجام وظایف نیاز دارد را به‌طور واضح در اختیار آنها قرار می‌دهد، بدون نیاز به جستجو برای دریافت توضیحات بیشتر از فرد درخواست‌دهنده.
2. ابزار نوشتن گزارش و زمان‌بندی
ابزار نوشتن گزارش در CMMS به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌طور عمیق‌تری داده‌های نگهداری را بررسی کنند و دیگر نیازی به جمع‌آوری اطلاعات از چندین فرم کاغذی یا صفحات گسترده Excel نخواهند داشت. این ویژگی موجب تسریع در تحلیل داده‌ها، ارائه سریع‌تر گزارش‌ها و انجام اقداماتی سریع بدون هدر رفتن زمان می‌شود. همچنین، ویژگی زمان‌بندی گزارش این امکان را می‌دهد که گزارش‌های نگهداری مکرر به‌طور خودکار تنظیم شوند، بنابراین نیازی به پر کردن دستی قالب‌های گزارش در فواصل زمانی روزانه، هفتگی، ماهانه یا سه‌ماهه وجود ندارد.
3. دستورات کاری موبایل
استفاده از نرم‌افزار موبایل CMMS به تیم‌های نگهداری این امکان را می‌دهد که دستورات کاری را به‌راحتی ایجاد، سازماندهی و پیگیری کنند. این ویژگی زمان صرف‌شده برای انجام دستورات کاری را در تمامی مراحل کاهش می‌دهد. به‌علاوه، وظایف نگهداری پیشگیرانه می‌توانند از طریق اپلیکیشن موبایل برنامه‌ریزی شوند، بنابراین نیازی به یادداشت‌برداری دستی هر ماه نبوده و تکنسین‌ها بلافاصله از وظایف خود آگاه می‌شوند.
4. سطوح موجودی و مقادیر حداقل
نرم‌افزار CMMS به کاربران این امکان را می‌دهد که سطوح موجودی را تنظیم کرده و به‌طور خودکار اعلان‌های کمبود موجودی را با تنظیم حداقل مقدار فعال کنند. سطح موجودی‌ها می‌تواند از طریق پلتفرم دیجیتال مشاهده شود، بنابراین دیگر نیازی به مراجعه به انبار برای بررسی یا شمارش قطعات نیست. کاربران همچنین زمانی که یک قطعه به حداقل مقدار خود نزدیک شود، از طریق اعلان‌ها مطلع می‌شوند، که این امر به کاهش رفت‌وآمدهای غیرضروری به انبار و صرفه‌جویی در زمان اختصاص یافته به وارد کردن اطلاعات کمک می‌کند.
5. چک‌لیست‌ها
چک‌لیست‌های نگهداری پیشگیرانه می‌توانند به دارایی‌ها در CMMS اضافه شوند. این ویژگی به استانداردسازی هر وظیفه نگهداری کمک می‌کند و باعث کاهش زمان صرف‌شده برای مشاوره با اسناد مختلف یا گفتگو با افراد مختلف می‌شود. این استانداردسازی همچنین باعث بهبود روند نگهداری و کاهش زمان انجام بررسی‌ها می‌شود، بدون توجه به اینکه چه کسی مسئول انجام آن وظیفه باشد.
6. درخواست‌های نقل‌قول
پیگیری موجودی‌ها و سفارش‌دهی قطعات یکی از بزرگ‌ترین فرآیندهای زمان‌بر در واحدهای نگهداری است. ویژگی درخواست نقل‌قول در نرم‌افزار CMMS این امکان را فراهم می‌آورد که RFQهای به‌طور خودکار فعال‌شده به تأمین‌کنندگان منتخب ارسال شوند زمانی که قطعات کم می‌شود. این ویژگی علاوه بر صرفه‌جویی در زمان برای پیگیری قطعات و ایجاد درخواست‌ها، زمان بین نیاز به تجهیزات و دریافت آنها را کاهش می‌دهد، که این خود منجر به کاهش زمان خرابی و کاهش کارهای معوق می‌شود.
7. کدهای خرابی استاندارد
کدهای خرابی استاندارد در CMMS به تکنسین‌ها این امکان را می‌دهند که هنگام تکمیل یک دستور کار، کد خرابی پیش‌تنظیم‌شده را انتخاب کنند که توضیح می‌دهد چه چیزی اشتباه پیش رفته است. این اقدام به مدیران این امکان را می‌دهد که روند خرابی‌ها را به‌طور سریع‌تر شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه‌ای برای جلوگیری از خرابی‌های آینده انجام دهند. کدهای خرابی موجب تسهیل در گزارش‌دهی، افزایش دقت و کمک به تکنسین‌ها برای یافتن سریع‌ترین راه‌حل‌ها می‌شوند.
نتیجه‌گیری
استفاده از نرم‌افزار CMMS به تیم‌های نگهداری این امکان را می‌دهد که زمان خود را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند و علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، بهره‌وری و کارایی را افزایش دهند. ویژگی‌هایی مانند پورتال درخواست کار، ابزار نوشتن گزارش و زمان‌بندی، دستورات کاری موبایل، مدیریت سطوح موجودی، چک‌لیست‌ها، درخواست‌های نقل‌قول و کدهای خرابی استاندارد، همگی به تیم‌ها این امکان را می‌دهند که به‌جای صرف زمان برای وظایف تکراری و زمان‌بر، بر بهبود قابلیت اطمینان و کارایی تمرکز کنند. این ویژگی‌ها نه تنها در صرفه‌جویی در زمان مؤثرند، بلکه به بهبود کلی عملکرد و کاهش هزینه‌ها نیز کمک می‌کنند.
https://fiixsoftware.com/blog/using-maintenance-software-to-save-time/
Powered by Froala Editor
.jpg)
برای ثبت نظر ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید