فراتر از نگهداری: نقش CMMS در بهبود عملکرد سایر بخش‌ها

با ادغام تیم‌های کیفیت و مهندسی در یک سیستم مدیریت مکانیزه نگهداری پیشرفته (CMMS - Computerized Maintenance Management System)، امکان بهبود ارتباطات سازمانی، افزایش سطح بهره‌وری و ارتقای کارایی کلی فرآیندهای عملیاتی فراهم می‌شود. این یکپارچه‌سازی، به ایجاد هماهنگی بیشتر میان بخش‌های مختلف کمک کرده و موجب می‌شود داده‌های مربوط به نگهداری، کیفیت و مهندسی به‌صورت یکپارچه و قابل‌تحلیل در دسترس قرار گیرند. نتیجه این فرآیند، بهبود تصمیم‌گیری، کاهش خطاهای عملیاتی و افزایش اثربخشی کلی سازمان خواهد بود.


نقش CMMS در بهبود همکاری با ارائه‌دهندگان خدمات MRO

در مصاحبه‌ای که توسط Spend Matters انجام شد، مایکل کروزدیل (Michael Croasdale)، مدیر ارشد پروژه در Source One Management Services، بر اهمیت یکپارچگی بین ارائه‌دهندگان خدمات MRO (نگهداری، تعمیرات و عملیات - Maintenance, Repair, and Operations) و شرکت‌های مشتری تأکید کرد. او معتقد است که این ارائه‌دهندگان باید به‌گونه‌ای هماهنگ عمل کنند که بتوانند اطلاعات دقیق و مشخصی را برای مشتریان فراهم کنند تا:

  • معیارسنجی قیمت‌گذاری (Benchmark Pricing) انجام شود.

  • سطح خدمات (Service Levels) از استانداردهای صنعتی فراتر رود.

  • بهترین شیوه‌های صنعت (Industry Best Practices) در سازمان پیاده‌سازی شود.

یکی از روش‌های مؤثر برای ایجاد این هماهنگی و شفافیت در فرآیندها، ایجاد دسترسی تأمین‌کنندگان به CMMS مشتریان است. این ارتباط مستقیم، باعث می‌شود که اطلاعات به‌روز و دقیق در مورد دارایی‌ها و عملیات نگهداری به اشتراک گذاشته شود، در نتیجه کارایی عملیاتی افزایش یافته و هزینه‌ها بهینه‌سازی شود.

گسترش کاربردهای CMMS در بخش‌های مختلف سازمان

فراتر از نقش سنتی آن در مدیریت نگهداری و تعمیرات، CMMS به عنوان یک پلتفرم داده‌محور می‌تواند به بهبود عملکرد بسیاری از بخش‌های سازمان کمک کند. بخش‌هایی مانند:

  • منابع انسانی (HR) – برای مدیریت عملکرد کارکنان نگهداری و بررسی نیازهای آموزشی

  • ایمنی، بهداشت و محیط زیست (EH&S - Environmental, Health & Safety) – برای نظارت بر فرآیندهای ایمنی و رعایت مقررات

  • کنترل کیفیت و تضمین کیفیت (QA/QC - Quality Assurance & Quality Control) – برای اطمینان از نگهداری به‌موقع تجهیزات مرتبط با تولید

  • مهندسی و عملیات (Engineering & Operations) – برای استفاده از داده‌های CMMS در بهینه‌سازی عملکرد تجهیزات و دارایی‌ها

  • زنجیره تأمین (Supply Chain) – برای مدیریت قطعات یدکی و پیش‌بینی نیازهای تعمیراتی

  • مالی (Finance) – برای بهینه‌سازی هزینه‌های نگهداری و سرمایه‌گذاری‌های مرتبط با دارایی‌ها


در این مطلب، بررسی خواهیم کرد که چگونه تیم‌های مهندسی و کیفیت می‌توانند از طریق نقش‌های خود در CMMS و همکاری با بخش نگهداری و تعمیرات، فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند.


سناریو: 

بیایید شرایط را تصور کنیم: در جریان یک کالیبراسیون اخیر، مدیر کیفیت متوجه شد که نرخ تغذیه یک تغذیه‌کننده حجمی (volumetric feeder) دچار انحرافات نامطلوبی شده است. این مسئله از طریق تحلیل روند دارایی (Asset Trend Analysis) که توسط CMMS ارائه شده، شناسایی شده است.

بر همین اساس، CMMS به‌طور خودکار یک ایمیل هشدار برای مهندس مربوطه ارسال می‌کند تا مشکل را بررسی کرده و راه‌حلی برای آن پیدا کند.

سپس مهندس مربوطه یک دستور کار نگهداری پیشگیرانه (PM - Preventive Maintenance Work Order) تنظیم می‌کند که شامل مراحل اجرای کار به‌صورت دقیق و ترتیب صحیح وظایف است. او همچنین مستندات مرتبط، قطعات موردنیاز، زمان تقریبی انجام کار و تخصیص وظایف بر اساس مهارت‌های فنی را مشخص می‌کند تا فرآیند نگهداری با بیشترین دقت انجام شود.

پس از تنظیم دستور کار، روش‌های نگهداری پیشگیرانه (PM Procedures) با روش‌های استاندارد عملیاتی (SOP - Standard Operating Procedures) مقایسه می‌شود. در این بررسی، او متوجه می‌شود که یکی از وظایف PM در هنگام بازگرداندن تجهیز به سرویس دچار نقص است.

برای رفع این مشکل، روش نگهداری پیشگیرانه بازبینی و اصلاح می‌شود و مراحل تأیید جدیدی به آن اضافه می‌گردد تا اطمینان حاصل شود که دستور کار مطابق با الزامات عملیاتی و استانداردهای سازمانی اجرا می‌شود. علاوه بر این، برای وضوح بیشتر فرآیندهای عملیاتی، یک سیستم تأیید وضعیت دستور کار طراحی شده و راهنماهای تصویری (Visual Aids) جهت تنظیم سلول‌های وزنی (Load Cells) در CMMS بارگذاری می‌شود تا تکنسین‌ها بتوانند به شکل دقیق‌تری کار خود را انجام دهند.

پس از صدور دستور کار نگهداری پیشگیرانه (PM)، این درخواست ابتدا توسط برنامه‌ریز نگهداری بررسی شده و تکنسین مناسب برای انجام کار تعیین می‌شود. این تخصیص از طریق سیستم CMMS تأیید شده تا از بروز تداخل‌های برنامه‌ریزی و اضافه‌کاری غیرضروری جلوگیری شود.

پس از تعیین تکنسین، اعلان خودکاری از طریق ایمیل به او ارسال می‌شود و وظیفه جدید نیز در داشبورد CMMS وی نمایش داده می‌شود. تکنسین پس از دریافت اطلاعات، کار را مطابق مراحل مشخص‌شده در دستورالعمل PM آغاز می‌کند. او ضمن رعایت مراحل تعیین‌شده، مواد مصرفی را ثبت کرده و برای اطمینان از دقت در زمان‌بندی، از تایمر اپلیکیشن موبایل CMMS روی آیفون خود جهت ثبت زمان کار استفاده می‌کند.

در مرحله نهایی، یادداشت‌هایی در مورد وضعیت تغذیه‌کننده (Feeder) توسط تکنسین اضافه شده و پس از ثبت امضا، دستور کار تکمیل و در سیستم نهایی می‌شود.

راه‌حل:

پس از تکمیل دستور کار نگهداری، سرپرست نگهداری یک اعلان ایمیلی خودکار دریافت می‌کند که او را از اتمام کار مطلع می‌سازد و تأیید نهایی او را ضروری می‌داند. سرپرست پس از بررسی کیفیت کار انجام‌شده، در صورت رضایت، دستور کار را تأیید و امضا می‌کند.

پس از تأیید سرپرست، مدیر کیفیت نیز یک اعلان خودکار دریافت می‌کند که نشان می‌دهد دستور کار به‌طور کامل تکمیل و تأیید شده است. با اطمینان از اینکه مشکل تغذیه‌کننده (Feeder) به‌طور مؤثر برطرف شده، او می‌تواند بدون نگرانی روی سایر وظایف خود تمرکز کند.

رسیدگی به عدم تأیید دستور کار نگهداری

در صورتی که سرپرست نگهداری از عملکرد تکنسین یا وضعیت فعلی تغذیه‌کننده (Feeder) رضایت نداشته باشد، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟

در چنین شرایطی، سرپرست می‌تواند دستور کار را رد کرده و آن را مجدداً به برنامه‌ریز نگهداری و تکنسین مربوطه ارجاع دهد. این دستور کار ممکن است دوباره باز شود تا همان تکنسین کار را ادامه دهد یا در صورت نیاز، برنامه‌ریز نگهداری آن را به تکنسین دیگری تخصیص دهد.

این سناریو تنها یکی از نمونه‌های گردش کار (Workflow) در سیستم CMMS است. بسته به نیازهای سازمان، انواع مختلفی از فرآیندهای CMMS می‌توانند شامل مراحل تأیید چندسطحی، مسیرهای ارجاع، و تنظیمات اعلان‌های خودکار باشند که موجب کنترل بهتر فرآیندهای نگهداری و افزایش دقت اجرایی می‌شوند.

با این وجود، یکپارچه‌سازی تیم‌های کیفیت و مهندسی در یک CMMS پیشرفته می‌تواند به بهبود ارتباطات، افزایش بهره‌وری، و ارتقای کارایی کلی سازمان کمک کند و از بروز چنین چالش‌هایی در آینده جلوگیری نماید.

Powered by Froala Editor