اهمیت مستندسازی و اطلاع‌رسانی دستاوردهای تیم‌های نگهداری و تعمیرات

تیم‌های نگهداری و تعمیرات (Maintenance Teams) در سازمان‌ها نقش حیاتی ایفا می‌کنند و فعالیت‌های گسترده‌ای را به انجام می‌رسانند. در مورد ارزش و اهمیت این تلاش‌ها تردیدی وجود ندارد؛ با این حال، هنگامی که این دستاوردها مورد توجه قرار نگرفته و اطلاع‌رسانی نشود، پیامدهای منفی اجتناب‌ناپذیری به همراه خواهد داشت.

نادیده‌گرفتن موفقیت‌های حاصل‌شده می‌تواند منجر به کاهش انگیزه و روحیه تیمی شود. در مواردی حتی احتمال بروز اقدامات شدیدتری همچون کاهش بودجه یا تعدیل نیروی انسانی نیز وجود دارد. این وضعیت نشان می‌دهد که عدم اندازه‌گیری و عدم ارائه شفاف نتایج، سازمان را در معرض خطرات مدیریتی و عملیاتی قرار می‌دهد.

راهکار مقابله با چنین شرایطی در نمایش اثرگذاری واقعی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات نهفته است. مستندسازی موفقیت‌ها و انتقال آن‌ها به سطوح مختلف سازمانی نه تنها موجب ارتقای جایگاه واحد نگهداری می‌شود، بلکه اثبات می‌کند این واحد به‌طور مستقیم بر بهره‌وری، ایمنی و پایداری عملیات اثرگذار است.

با این حال، پرسش اساسی آن است که این فرایند چگونه باید اجرا شود؟ و اگر در سازمان توجه کافی به این موضوع وجود نداشته باشد، چه اقداماتی باید در دستور کار قرار گیرد؟

برای پاسخ به این پرسش‌ها، مجموعه‌ای از دیدگاه‌ها و تجارب سه نفر از متخصصان شرکت Fiix مورد بررسی قرار گرفته است. نسخه کامل این گفت‌وگو در ادامه مقاله ارائه شده و امکان دریافت فایل صوتی آن نیز فراهم شده است. علاوه بر این، خلاصه‌ای ساختاریافته از مباحث به همراه برچسب زمانی هر پرسش ارائه شده تا مخاطبان بتوانند در صورت تمایل به‌طور مستقیم به بخش موردنظر خود مراجعه کنند.

پنج راهکار اساسی برای روایت داستان موفقیت تیم نگهداری و تعمیرات

۱. اهمیت برجسته‌سازی عملکردهای مثبت تیم نگهداری
 به گفته جیسون آفارا (Jason Afara)، مهندس راهکار در Fiix، برجسته‌سازی موفقیت‌های تیم نگهداری به ایجاد فرهنگی سازمانی منجر می‌شود که در آن همکاری جمعی تقویت می‌گردد. در چنین فضایی، موفقیت تیمی بر دستاورد فردی اولویت می‌یابد و همین امر کیفیت تعاملات در زمینه‌هایی همچون عیب‌یابی (Troubleshooting) و ایده‌پردازی جمعی (Brainstorming) را ارتقا می‌دهد. آفارا تجربه خود در ایجاد چنین فرهنگی را در جایگاه مدیر نگهداری به تفصیل در یک مقاله منتشر کرده است.

۲. اطلاع‌رسانی اثرگذاری نگهداری به سایر واحدها
 به باور آفارا، ضروری است که رابطه محدود و کوتاه‌مدت میان واحد نگهداری و سایر بخش‌ها به‌گونه‌ای بازتعریف شود که اثرگذاری بلندمدت نمایان گردد. استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) نظیر نرخ تکمیل دستورکارها (Work Order Completions) و داده‌های ایمنی و بهداشت (Health & Safety Data)، به‌طور مستند نشان می‌دهد که منابع واحد نگهداری چگونه تخصیص یافته و چه نتایجی برای سازمان ایجاد کرده است.

۳. پیامدهای نادیده‌گرفتن موفقیت‌های تیم نگهداری
 اسکات دکرز (Scott Deckers)، مدیر موفقیت مشتریان در Fiix، هشدار می‌دهد که در صورت انعکاس‌ندادن مستمر دستاوردها، تیم نگهداری در زمان تخصیص یا بازنگری بودجه متضرر خواهد شد. زیرا مدیران ارشد قادر به مشاهده بازگشت سرمایه (ROI) ناشی از فعالیت‌های نگهداری نخواهند بود و در نتیجه، این واحد در معرض کاهش یا حذف بودجه قرار می‌گیرد.

۴. تعریف درست موفقیت در تیم‌های نگهداری
 از دیدگاه استوارت فرگوسن (Stuart Fergusson)، مهندس ارشد راهکار در Fiix، موفقیت باید با شاخص‌هایی سنجیده شود که ارتباط مستقیم میان فعالیت‌های نگهداری و موفقیت عملیاتی (Operational Success) را منعکس کنند. شاخص‌هایی نظیر راه‌اندازی‌های بدون نقص (Clean Startups) و بازرسی‌های ناموفق (Failed Inspections) نمونه‌هایی هستند که نشان می‌دهند چگونه اقدامات تیم نگهداری از بروز زیان‌های بالقوه جلوگیری کرده و ظرفیت تولید را افزایش داده است.

۵. ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر قدردانی از موفقیت‌های نگهداری
 به باور دکرز، هر تعامل با کارکنان خارج از واحد نگهداری، چه در محیط غیررسمی مانند سالن غذاخوری و چه در محیط رسمی مانند جلسات مدیریتی، فرصتی برای نهادینه‌سازی فرهنگ قدردانی از نگهداری محسوب می‌شود. در این مسیر، انتقال مداوم پیام استراتژیک نگهداری و تأکید بر ارتباط مستقیم فعالیت‌های آن با اهداف کلان سازمان یا اهداف عملکردی سایر واحدها ضروری است.



راهبردهای تکمیلی برای ارائه و به‌اشتراک‌گذاری دستاوردها

  • به گفته آفارا، نقطه آغاز روایت موفقیت همواره باید مبتنی بر داده‌های کمی و شواهد مستند باشد. به‌عنوان نمونه، ارتباط اقدامات نگهداری با افزایش ظرفیت تولید (Throughput) یا ارتقای شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) سازمان باید به‌طور شفاف نمایش داده شود.

  • فرگوسن نیز تأکید می‌کند که اگر داستان موفقیت تیم نگهداری با بی‌توجهی یا واکنش منفی روبه‌رو شود، ریشه مشکل در نحوه ارائه و روایت‌گری (Delivery) است نه در خود دستاوردها. بنابراین لازم است مخاطب هدف و معیارهای ارزیابی او به‌طور دقیق شناخته شود و روایت موفقیت‌ها بر اساس همان معیارها شکل گیرد. به این ترتیب، می‌توان نشان داد که فعالیت‌های نگهداری چگونه در تحقق اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت مخاطبان نقش مستقیم داشته است.

انتقال و روایت داستان‌های موفقیت در نگهداری و تعمیرات

انتقال داستان موفقیت‌های نگهداری به خارج از سازمان
 به گفته اسکات دکرز (Scott Deckers)، سه مسیر کلیدی برای معرفی و ترویج دستاوردهای تیم‌های نگهداری در سطح بیرونی سازمان وجود دارد:

  • انجمن‌های حرفه‌ای (Professional Associations) مانند PEMAC یا SMRP که امکان تبادل تجربه و الگوبرداری از بهترین رویه‌ها را فراهم می‌کنند.

  • پادکست‌های تخصصی صنعت که همواره به‌دنبال مخاطبان جدید و مهمانان متخصص برای گفت‌وگو و انتقال دانش هستند.

  • فرصت‌های شبکه‌سازی (Networking Opportunities) که توسط تأمین‌کنندگان و فروشندگان تجهیزات ایجاد می‌شوند و بستری برای معرفی موفقیت‌های واحد نگهداری به ذی‌نفعان صنعتی فراهم می‌آورند.



بازگویی موفقیت‌های فردی توسط متخصصان نگهداری
 بر اساس دیدگاه جیسون آفارا (Jason Afara)، هنگامی که متخصصان قصد دارند درباره دستاوردهای خود صحبت کنند، بهتر است آن‌ها را در قالب موفقیت‌های تیمی مطرح نمایند. نمونه‌هایی از این رویکرد عبارت‌اند از:

  • توضیح درباره پروژه‌های بزرگ و اثرات قابل‌سنجش آن‌ها بر عملکرد سازمان.

  • تشریح اقداماتی که موجب شده‌اند تیم حتی پس از ترک فرد از موقعیت شغلی همچنان موفق باقی بماند.

  • بیان گام‌هایی که در راستای بهبود ارتباطات میان‌بخشی برداشته شده و آثار مثبت آن بر همکاری سازمانی.



روایت شکست‌ها و ناکامی‌ها در نگهداری
 به باور استوارت فرگوسن (Stuart Fergusson)، هیچ تیمی همواره برنده نیست. پذیرش شکست‌ها نشان‌دهنده بلوغ حرفه‌ای است و به تیم اجازه می‌دهد تا با تحلیل دقیق، از تکرار آن‌ها جلوگیری کند. در این شرایط، شکست باید به‌عنوان بخشی از فرایند یادگیری و به شکل داستان یک راه‌حل روایت شود. پرسش محوری در این مسیر آن است که: «چگونه می‌توان آموخته‌های ناشی از این شکست را برای حذف سیستماتیک علت ریشه‌ای آن به‌کار گرفت؟»



بخش ویژه
 تام دافتون (Tom Dufton)، یکی از مشتریان Fiix، توضیح داده است که شناسایی شکاف‌های موجود در برنامه نگهداری چگونه زمینه جذب نیروی جدید و تقویت تیم نگهداری را فراهم ساخته است.

موفقیت تیم نگهداری؛ موفقیت کل سازمان

زمانی که تیم نگهداری و تعمیرات (Maintenance Team) به موفقیت دست می‌یابد، در حقیقت کل سازمان از آن منتفع می‌شود. دستیابی به موفقیت برای این تیم ضرورتی اساسی است؛ با این حال، ارتقا به سطح یک عملیات ممتاز (All-Star Operation) تنها از طریق ثبت دستاوردها تحقق نمی‌یابد، بلکه نیازمند روایت و به‌اشتراک‌گذاری منظم موفقیت‌ها در سراسر سازمان است.



شکل‌گیری فرهنگ پیروزی در سازمان

این رویکرد نقطه پایان محسوب نمی‌شود، بلکه آغاز شکل‌گیری فرهنگ پیروزی (Winning Culture) است؛ فرهنگی که در آن موفقیت‌های تمامی واحدهای سازمانی مورد توجه قرار گرفته و به رسمیت شناخته می‌شود.



نمونه‌های عملی از فرهنگ پیروزی

  • موفقیت واحد تولید در اجرای یک شیفت بدون نقص باید مورد تقدیر و جشن قرار گیرد.

  • دستیابی به موفقیت کامل در یک ممیزی (Audit) باید برجسته شود.

  • حتی در مواجهه با شکست‌ها یا موانع اجتناب‌ناپذیر، این شرایط باید به‌عنوان فرصتی برای یادگیری سازمانی در نظر گرفته شود.



ارزش نهفته در شکست‌ها

هر ناکامی می‌تواند منبعی از بینش ارزشمند باشد؛ بینشی که با تحلیل صحیح، به بهبود مستمر منجر شده و در نهایت زمینه‌ساز پیروزی پایدار در آینده خواهد شد.


How to measure the success of your maintenance team and tell the story of its wins: https://fiixsoftware.com/blog/measure-the-impact-of-the-maintenance-team/

Powered by Froala Editor