چگونه داده‌های دستورکارهای نگهداری و تعمیرات (Work Order Data) را شناسایی و به‌کار ببریم

داستان داده‌های دستورکار نگهداری (Work Order Data) که از دست رفتند و دوباره احیا شدند

در حوزه مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نگهداری، داده‌های دستورکار نگهداری (Work Orders) به‌عنوان یکی از منابع کلیدی برای تحلیل عملکرد سیستم‌ها و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها شناخته می‌شوند. نبود داده یا استفاده نادرست از آن‌ها می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های ناقص، تخصیص نادرست منابع و بروز توقفات پیش‌بینی‌نشده شود.

چالش: کار در تاریکی بدون داده

شرکت Voltalia، تولیدکننده و ارائه‌دهنده خدمات انرژی‌های تجدیدپذیر، سالانه بیش از ۱۰۴ هزار دستورکار نت را تکمیل می‌کرد، بدون آنکه داده‌های حاصل از این دستورکارها برای تحلیل و تصمیم‌سازی در دسترس باشد. در چنین شرایطی، امکان ارزیابی اثربخشی فعالیت‌های نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance – PM) فراهم نبود؛ به‌گونه‌ای که مشخص نمی‌شد آیا این فعالیت‌ها واقعاً از خرابی جلوگیری می‌کنند یا خود به عامل خرابی تبدیل می‌شوند. همچنین هیچ دید شفافی نسبت به میزان مصرف منابع شامل نفرساعت، قطعات یدکی و هزینه‌ها وجود نداشت و حتی مشخص نبود که تخصیص نیروی انسانی برای هر فعالیت متناسب است یا خیر. به بیان دیگر، سازمان در تاریکی اطلاعاتی قرار داشت.

تغییر رویکرد برای ارزش‌آفرینی از داده‌ها

در واکنش به این چالش، تیم نگهداری Voltalia متعهد شد تا رویکرد خود را تغییر دهد و داده‌های دستورکارها را به یک منبع قابل‌اتکا برای بهبود عملکرد تبدیل کند. پس از چند سال تلاش، این تیم موفق شد به گفته‌ی واسکو ویِیِرا (Vasco Vieira)، مدیر مهندسی نگهداری Voltalia، به «۱۰۰ درصد بهبود در قابلیت اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد نگهداری (Maintenance KPIs)» دست یابد.

تحلیل داده‌های به‌دست‌آمده فرصت‌های مهمی را آشکار کرد. به‌عنوان نمونه، مشخص شد که یکی از تیم‌ها هر هفته حدود ۴۰ ساعت صرف رفت‌وآمد میان دفتر مرکزی و یک سایت عملیاتی خارج از مجموعه می‌کند. این امر باعث افزایش زمان و هزینه‌ی کلی فعالیت‌ها می‌شد. با استناد به این داده‌ها، تصمیم مدیریتی مبنی بر ایجاد یک دفتر اقماری کوچک در نزدیکی آن سایت اتخاذ شد که منجر به کاهش چشمگیر هزینه‌ها و زمان از دست‌رفته گردید.

پیامدها و درس‌های آموخته‌شده

این تجربه نشان داد که داده‌های دستورکار نگهداری می‌توانند شیوه‌ی عملکرد تیم‌های نت را متحول کنند. دستاوردها می‌توانند در مقیاس خرد، مانند تسهیل اجرای فعالیت‌ها توسط تکنسین‌ها، یا در سطح کلان، همچون کاهش هزینه‌های کلی نگهداری، خود را نشان دهند.

با وجود این اهمیت، داده‌های دستورکار اغلب نادیده گرفته می‌شوند. دلیل اصلی این امر نه بی‌ارزشی داده‌ها، بلکه دشواری تحلیل هزاران دستورکار است.

نتیجه‌گیری و بهترین رویه‌ها

برای غلبه بر این مانع، لازم است از مجموعه‌ای از بهترین رویه‌ها (Best Practices) استفاده شود تا فرآیند تحلیل ساده‌تر گردد. بهره‌گیری از ابزارهای مناسب، استانداردسازی روش جمع‌آوری داده و تعریف شاخص‌های دقیق می‌تواند امکان استخراج بینش‌های ارزشمند از دل دستورکارها را فراهم سازد. این بینش‌ها به‌نوبه خود زمینه‌ساز تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر، بهینه‌سازی منابع و ارتقای اثربخشی در کل سیستم نگهداری خواهند بود.

چگونه داده‌های نگهداری از دستورکارها (Work Orders) استخراج می‌شود

مقدمه

دستورکارهای نگهداری (Work Orders) یکی از منابع کلیدی داده در مدیریت دارایی‌های فیزیکی محسوب می‌شوند. این داده‌ها امکان تحلیل وضعیت دارایی‌ها، پایش عملکرد فعالیت‌های نگهداری و تصمیم‌گیری‌های راهبردی را فراهم می‌کنند. با وجود این اهمیت، رایج‌ترین مانع در استفاده از داده‌های دستورکار، یا نبود داده کافی است یا وجود داده‌های غیرقابل‌اعتماد.

در همین زمینه، ویشاخا شاه (Vishakha Shah)، مشاور راهکارها در تیم خدمات حرفه‌ای شرکت Fiix، بیان می‌کند:

«پیش از انجام هر اقدامی با داده‌های دستورکار، باید اطمینان حاصل شود که این داده‌ها موجود و از نظر کیفیت پاک و صحیح هستند. در غیر این صورت، تمامی تصمیمات بعدی با خطا همراه خواهند بود.»



مرحله اول: تعیین اهداف (Define your goals)

داشتن یک هدف مشخص، مرز میان داده‌های مفید و داده‌های زائد را آشکار می‌سازد. بدون وجود هدف، حتی حجم بالای داده‌ها نیز می‌تواند گمراه‌کننده باشد.

نمونه‌هایی از اهداف در این حوزه عبارت‌اند از:

  • استقرار یک برنامه نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance – PM) در سطح کلاس جهانی

  • طراحی یک استراتژی نگهداری ناب (Lean Maintenance Strategy)

  • بهره‌گیری از فعالیت‌های نگهداری برای افزایش توان عملیاتی (Throughput) در کل کسب‌وکار



مرحله دوم: تعریف شاخص‌های اندازه‌گیری (Create your measurements)

برای ارزیابی میزان پیشرفت به سمت اهداف تعیین‌شده، لازم است شاخص‌هایی (Metrics) تعریف شوند که از دل دستورکارها قابل استخراج باشند.

نمونه‌هایی از این شاخص‌ها شامل موارد زیر هستند:

  • درصد دستورکارهای واکنشی (Reactive) در مقایسه با دستورکارهای پیشگیرانه (Preventive)

  • تعداد خرابی‌های شناسایی‌شده طی اجرای PM

  • میزان تکرار کارهای واکنشی بر روی دارایی‌های حیاتی (Critical Assets)

  • مقایسه بین نفرساعت پیش‌بینی‌شده و نفرساعت واقعی صرف‌شده

  • حجم دستورکارهای معوق (Work Order Backlog)



مرحله سوم: طراحی دستورکارها بر مبنای شاخص‌ها (Build work orders around those metrics)

برای اطمینان از جمع‌آوری صحیح داده‌ها، دستورکارها باید بر اساس اصول طراحی دقیق تنظیم شوند. سه اصل کلیدی موسوم به ۳S در این زمینه اهمیت دارد:

  • استاندارد (Standard): دستورکارها باید همواره داده‌های مشابهی را ثبت کنند. فرآیند ایجاد، بازبینی، تخصیص، اولویت‌بندی و تکمیل باید تا حد امکان استانداردسازی شود.

  • دقیق (Specific): باید به‌طور شفاف مشخص شود چه داده‌هایی موردنیاز است. به‌عنوان مثال، در صورت اهمیت نفرساعت (Labor Hours)، لازم است زمان صرف‌شده برای هر فعالیت ثبت شود نه فقط کل زمان دستورکار.

  • ساده (Simple): کارکنانی که بیشترین تعامل با دستورکارها دارند باید در فرآیند طراحی مشارکت داده شوند. این اقدام دستورکارها را کاربرپسندتر کرده و احتمال تکمیل صحیح آن‌ها را افزایش می‌دهد.



مرحله چهارم: شروع کوچک و مقیاس‌دهی موفقیت (Start small and scale your success)

اجرای گسترده بدون آزمون اولیه می‌تواند پرخطر و ناکارآمد باشد. برای کاهش ریسک، توصیه می‌شود ابتدا داده‌های دستورکار مربوط به یک دارایی یا یک بخش محدود از تأسیسات انتخاب شوند. پس از اصلاح شاخص‌ها و دستیابی به موفقیت‌های اولیه، می‌توان فرآیند را به سایر بخش‌های سازمان گسترش داد.


پیشگیری از انحرافات و تأخیر در فعالیت‌های نگهداری

انحراف از برنامه‌های نگهداری
 در صورتی که فعالیت‌های نگهداری خارج از برنامه پیش‌بینی‌شده انجام شده یا تغییراتی در آن ایجاد گردد، بازبینی دقیق برنامه‌های نگهداری ضروری است. هماهنگی با تیم عملیات و ایجاد روش‌های اجرایی استاندارد (Standard Operating Procedures – SOPs) برای شرایطی مانند افزایش یا تغییر در ظرفیت تولید می‌تواند به کاهش این‌گونه انحرافات کمک کند.

جلوگیری از تأخیر در اجرای فعالیت‌ها
 تحلیل داده‌های دستورکارهای نگهداری (Work Orders) امکان شناسایی ریشه‌های اصلی تأخیر را فراهم می‌سازد. مهم‌ترین دلایل شناسایی‌شده عبارت‌اند از:

  • عدم دسترسی به قطعات و ملزومات: در چنین شرایطی بازبینی فرآیند خرید و انبارداری ضروری است. تعیین حداقل سطح موجودی، مشخص‌کردن مسئولیت ثبت سفارش خرید، و پیگیری زمان تأمین کالا از جمله اقداماتی هستند که می‌توانند مانع تکرار کمبود منابع شوند.

  • عیب‌یابی ناقص یا دستورالعمل‌های ناکافی: فقدان اطلاعات دقیق در شرح دستورکار، کدهای خرابی و فهرست وظایف می‌تواند سبب تأخیر گردد. استفاده از تصاویر، دفترچه‌های راهنما، SOPها و مستندات مرتبط به‌عنوان ضمایم دستورکار، وضوح و دقت لازم را فراهم می‌سازد.

  • انحراف منابع به دلیل دستورکارهای اضطراری: اگرچه وقوع دستورکارهای اضطراری همواره اجتناب‌ناپذیر نیست، اما بروز مکرر آن‌ها می‌تواند نشانگر تعریف بیش از حد گسترده یک وظیفه باشد. تقسیم فعالیت‌های بزرگ به وظایف کوچک‌تر و اولویت‌بندی بخش‌های حیاتی، راهکاری مؤثر در این زمینه است.

  • تعارض زمانی با برنامه تولید: هماهنگی میان تیم نگهداری و تیم عملیات برای توضیح ضرورت فعالیت‌های نگهداری بر روی دارایی‌ها نقش مهمی در کاهش تعارضات ایفا می‌کند. علاوه بر این، امکان واگذاری بخشی از وظایف نگهداری روزمره به اپراتورها می‌تواند موجب بهبود بهره‌وری و کاهش فشار بر تیم نگهداری گردد.

  • عدم تناسب مهارت یا گواهی تخصصی کارکنان تخصیص‌یافته: در درخواست‌های کار (Work Requests) لازم است به‌طور شفاف نوع مهارت‌ها و مدارک تخصصی موردنیاز برای انجام فعالیت‌های خاص نگهداری یا تعمیر ذکر گردد. این اقدام از بروز خطا و تأخیر ناشی از عدم صلاحیت افراد جلوگیری خواهد کرد.

جلوگیری از طولانی‌شدن غیرضروری فعالیت‌های نگهداری

برنامه‌های نگهداری معمولاً با محدودیت‌های زمانی و منابع مواجه‌اند و هرگونه تأخیر در تکمیل وظایف می‌تواند اثرات زنجیره‌ای بر کل عملیات تولید و بهره‌برداری داشته باشد. تحلیل داده‌های دستورکار (Work Orders) امکان شناسایی علل اصلی طولانی‌شدن کار و ارائه راهکارهای اصلاحی را فراهم می‌سازد. مهم‌ترین عوامل و اقدامات پیشنهادی عبارت‌اند از:

  • تخصیص نیروی انسانی نامناسب: در صورتی که تکنسین فاقد مهارت‌های لازم باشد، تکمیل وظیفه به‌طور قابل‌توجهی طولانی‌تر خواهد شد. استفاده از درخواست‌های کار استاندارد (Standardized Work Requests) موجب می‌شود وظایف به افراد شایسته تخصیص یابد. همچنین افزودن دفترچه‌های راهنما، تصاویر، دیاگرام‌ها و سایر مستندات فنی به دستورکارها می‌تواند به تکنسین‌های کم‌تجربه کمک کند.

  • برآورد نادرست زمان تکمیل: در مواردی که دستورکارها به‌طور مداوم بیش از زمان پیش‌بینی‌شده به طول می‌انجامند، لازم است برآورد نفرساعت بازنگری و بر اساس تجربه واقعی افزایش یابد.

  • لیست وظایف بزرگ یا مبهم: مستندسازی فعالیت‌ها همراه با یک تکنسین باتجربه و تدوین لیست وظایف شفاف به تفکیک مراحل، دقت در اجرا را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، تعیین زمان مورد انتظار برای هر وظیفه امکان شناسایی وظایف مشکل‌ساز را فراهم می‌سازد.

  • تعداد ناکافی تکنسین‌ها: برخی فعالیت‌ها نیازمند بیش از یک نفر نیرو هستند. در چنین مواردی تخصیص تعداد مناسب کارکنان باعث کاهش زمان اجرا و افزایش بهره‌وری خواهد شد.

  • انجام فعالیت‌های اضافی در حین کار: انجام تعمیرات اصلاحی خارج از محدوده دستورکار می‌تواند موجب طولانی‌شدن زمان شود. ایجاد فرآیندهای مشخص برای ثبت دستورکارهای جداگانه و اولویت‌بندی‌شده جهت این نوع فعالیت‌ها، از انحراف زمان جلوگیری خواهد کرد.

  • دسترسی دشوار به قطعات و ملزومات: بسته‌بندی و آماده‌سازی پیشاپیش تمامی قطعات و ملزومات موردنیاز برای دستورکارهای متداول و حیاتی، موجب صرفه‌جویی در زمان و افزایش سرعت اجرای فعالیت‌ها می‌شود.



مقیاس‌پذیری موفقیت با استفاده از داده‌های دستورکار

زمانی که تحلیل تنها به چند دستورکار محدود نباشد و سازمان نیازمند بررسی صدها یا حتی هزاران دستورکار باشد، اتخاذ راهکارهای مقیاس‌پذیر اهمیت می‌یابد. سه رویکرد اصلی در این زمینه عبارت‌اند از:

  • اولویت‌بندی دستورکارها: تمرکز بر وظایفی که بیشترین اهمیت یا تأثیر را بر اهداف عملیاتی دارند.

  • افزایش منابع انسانی برای تحلیل: تخصیص نیروی متخصص بیشتر برای بررسی دقیق‌تر داده‌های دستورکار.

  • سرمایه‌گذاری در سیستم‌های نرم‌افزاری: بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS/EAM) که قابلیت تحلیل خودکار داده‌ها، شناسایی الگوها و تولید گزارش‌های تصمیم‌ساز را دارند.

اولویت‌بندی دستورکارهای نگهداری

یکی از چالش‌های اصلی در مدیریت نگهداری، تخصیص بهینه منابع محدود برای انجام دستورکارها (Work Orders) است. استوارت فرگوسن (Stuart Fergusson)، مدیر مهندسی راهکارهای Fiix، توصیه می‌کند در شرایط کمبود زمان و منابع، ابتدا تمرکز بر دستورکارهای واکنشی (Reactive Work Orders) ضروری است. شناسایی نحوه ارتباط این دستورکارها با بروز خرابی‌ها می‌تواند سازمان را به سمت استقرار یک برنامه‌ی قوی نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance – PM) هدایت کند.

پس از کنترل دستورکارهای واکنشی، مرحله بعدی تمرکز بر دستورکارهای پرریسک و در حال انجام است. این دسته شامل وظایفی است که احتمال بروز مشکلات جدی در آن‌ها وجود دارد؛ مانند فعالیت بر روی دارایی‌های حیاتی (Critical Assets)، وظایفی که به تعویق افتاده‌اند، یا پروژه‌های بزرگ و پیچیده.

در صورتی که ظرفیت بیشتری در دسترس باشد، بررسی دستورکارهای پرهزینه توصیه می‌شود. بهینه‌سازی این پروژه‌ها می‌تواند بیشترین بازده را ایجاد کند، به‌ویژه در مواردی که شامل نفرساعت زیاد، مصرف قطعات اصلی یا توقف‌های برنامه‌ریزی‌شده تولید هستند.



توجیه نیاز به منابع بیشتر برای تیم نگهداری

جلب حمایت مدیریت برای تخصیص منابع بیشتر به تیم نگهداری، نیازمند ارائه شواهد مستند از دستاوردهاست. نتایج حاصل از تحلیل و بهینه‌سازی دستورکارها بهترین ابزار برای این هدف محسوب می‌شوند.

نمونه‌هایی از این دستاوردها عبارت‌اند از:

  • شناسایی و پیشگیری از خرابی‌های بالقوه.

  • کاهش هزینه پروژه‌ها از طریق بهبود بهره‌وری تکنسین‌ها.

  • صرفه‌جویی در نفرساعت بدون افت کیفیت اجرا.

حتی موفقیت‌های کوچک نیز ارزشمند هستند. نمایش مقیاس‌پذیری این دستاوردها اهمیت ویژه‌ای دارد؛ به‌عنوان مثال، صرفه‌جویی ۱۲ نفرساعت در یک دستورکار می‌تواند در مقیاس ۱۰۰ دستورکار، صرفه‌جویی چشمگیری ایجاد کند.

همچنین تأکید بر اثرات زنجیره‌ای این موفقیت‌ها ضروری است. ورود نیروی انسانی جدید می‌تواند حجم کارهای معوق (Backlog) را کاهش دهد، زمان بیشتری برای آموزش اپراتورها فراهم آورد و فرصت تمرکز تیم اصلی بر پروژه‌های راهبردی را ایجاد کند. بدین ترتیب، ارزش‌آفرینی غیرمستقیم نیروی جدید برای سازمان آشکار می‌شود.



نرم‌افزار تحلیل دستورکارها

بیشتر پلتفرم‌های تحلیل نگهداری بر داده‌های دارایی تمرکز دارند و امکان بررسی عمیق داده‌های دستورکار را فراهم نمی‌کنند. در این میان، ابزار Work Order Insights که توسط Fiix Foresight پشتیبانی می‌شود، رویکردی نوین ارائه کرده است.

این نرم‌افزار قادر است در مدت زمان کوتاهی هزاران دستورکار را تحلیل کند و اطلاعات دقیقی در اختیار سازمان قرار دهد؛ از جمله:

  • شناسایی دستورکارهایی که منجر به خرابی شده یا احتمال بروز خرابی در آینده دارند.

  • تعیین وظایف عقب‌افتاده یا دارای مصرف بیش از حد منابع.

  • شناسایی الگوهای غیرعادی در وظایف مشابه.

  • اولویت‌بندی فعالیت‌های پرریسک.

مزیت اصلی این ابزار، دسترسی مستقیم به بینش‌های تحلیلی در همان داشبورد Fiix است، بدون نیاز به خروج از سیستم CMMS یا وابستگی به صفحات گسترده.

به‌عنوان نمونه، در صورتی که چندین کمپرسور مشابه در تأسیسات مختلف تحت پوشش نگهداری پیشگیرانه قرار داشته باشند، اما یکی از سایت‌ها وظایف نصف دیگر سایت‌ها را اجرا کند، Work Order Insights این ناهماهنگی را شناسایی می‌کند. اصلاح این تفاوت می‌تواند از حذف یک گام حیاتی در برنامه نگهداری زمان‌بندی‌شده جلوگیری کند.

این مثال تنها بخشی از قابلیت‌های Work Order Insights را نشان می‌دهد که می‌تواند به‌عنوان ابزاری کلیدی در بهبود بهره‌وری و کاهش ریسک در مدیریت نگهداری به‌کار گرفته شود.


همه آنچه خواندید در سه جمله

یک استراتژی مؤثر برای بهره‌گیری از داده‌های دستورکارهای نگهداری با تعیین اهداف مشخص، انتخاب شاخص‌های همسو با این اهداف، طراحی دستورکارهای استاندارد برای جمع‌آوری داده‌های موردنیاز و اجرای پایلوت آغاز می‌شود.

تحلیل دستورکارهایی که بیش از حد زمان‌بر بوده‌اند، با تأخیر انجام شده‌اند یا در واکنش به خرابی‌ها صادر شده‌اند، امکان شناسایی و اصلاح نقاط ضعف فرآیند را فراهم می‌سازد و از تکرار مشکلات مشابه جلوگیری می‌کند.

گسترش موفقیت در این حوزه بر سه محور کلیدی استوار است: اولویت‌بندی دستورکارها، گزارش‌دهی نتایج برای توجیه تخصیص منابع بیشتر، و استفاده از سیستم‌های تحلیلی خودکار در مدیریت دستورکارها.

How to find and use work order data:https://fiixsoftware.com/blog/how-to-find-and-use-work-order-data/

Powered by Froala Editor