1. شروع تدریجی فرآیند پیاده‌سازی: تمرکز بر کیفیت داده‌ها

برای شروع فرآیند پیاده‌سازی، پیشنهاد می‌شود که ابتدا به صورت تدریجی اقدام کنید و در ابتدا تمرکز خود را بر روی کیفیت داده‌ها بگذارید. در مراحل ابتدایی، نباید انتظار داشته باشید که همه کارها به یکباره انجام شود. در تجربه‌های گذشته، تیم‌های پیاده‌سازی فرآیندهای خود را به تدریج راه‌اندازی کردند؛ ابتدا بر روی جریان‌های کاری اصلی تمرکز کردند و پس از تثبیت عادات، ویژگی‌های اضافی مانند ردیابی زمان، قطعات، موجودی و قالب‌ها را به سیستم اضافه نمودند.

آموزه‌های کلیدی: "قبل از دویدن، ابتدا راه بروید"

در این راستا، یکی از آموزه‌های مهم این است که "قبل از دویدن، ابتدا راه بروید." تمرکز باید بر روی اجزای اصلی دستور کار قرار گیرد، به‌طور خاص عناوین واضح، شرح دقیق وقایع و نحوه رفع آن‌ها، و سپس ویژگی‌های دیگر به تدریج اضافه شوند. این رویکرد به سازمان کمک می‌کند که ابتدا بر روی مسائل کلیدی تمرکز کند و پس از تثبیت آن‌ها، به تدریج گام‌های بعدی را بردارد.

نکات عملی برای پیاده‌سازی مؤثر:

  • اولویت‌بندی دارایی‌ها: ابتدا دارایی‌هایی را که بیشترین تأثیر و شایع‌ترین حالات خرابی را دارند، اولویت‌بندی کنید.

  • استانداردسازی عناوین دستور کار و یادداشت‌های بسته‌شدن: عناوین دستور کار و یادداشت‌های بسته‌شدن را استاندارد کنید تا هم شما و هم سیستم هوش مصنوعی بتوانید به بهترین نحو از آن‌ها بهره‌برداری کنید.

  • نقشه‌برداری تدریجی مکان‌ها: فرآیند نقشه‌برداری مکان‌ها را به صورت تدریجی و مرحله به مرحله انجام دهید (برای مثال، ابتدا ساختمان‌ها را به صورت مجزا نقشه‌برداری کنید). در این مسیر، حرکت رو به جلو و پیشرفت مداوم اهمیت بیشتری دارد تا تلاش برای رسیدن به کمال در مراحل اولیه.

این رویکرد کمک می‌کند تا سیستم به‌طور مؤثر و با سرعت مناسب در مسیر خود پیش رود و از ابتدا بر کیفیت داده‌ها تمرکز داشته باشد.

  1. جلب پذیرش در دو جبهه: درخواست‌کنندگان و تکنسین‌ها

برای موفقیت در پیاده‌سازی فرآیندها، طراحی آن باید به‌گونه‌ای باشد که هم برای درخواست‌کنندگان و هم برای تکنسین‌ها جذاب و قابل‌قبول باشد. فرآیند باید برای درخواست‌کنندگان ساده و برای تکنسین‌ها محترمانه و دقیق طراحی شود تا به راحتی پذیرفته شود و به نتیجه مطلوب برسد.

ساده‌سازی فرآیند برای درخواست‌کنندگان

در دانشگاه Grove City، برای تسهیل فرآیند گزارش‌دهی مشکلات، کدهای QR در هر اتاق نصب شد تا دانشجویان بتوانند به راحتی مشکلات خود را گزارش دهند بدون نیاز به هیچ آموزش اضافی. با استفاده از این روش، زمان پاسخگویی به درخواست‌ها از حدود یک ماه به دو هفته یا کمتر کاهش یافت. برای درخواست‌کنندگان هیچ آموزشی لازم نبود؛ تنها کافی بود که کد QR را اسکن کنند، عکس بگیرند و ارسال کنند. این اقدام ساده‌سازی فرآیند باعث افزایش سرعت پاسخگویی و جلب اعتماد بیشتر درخواست‌کنندگان شد.

طراحی محترمانه فرآیند برای تکنسین‌ها

برای تکنسین‌ها، مهندس جاناتان از همان ابتدا انتظارات را به وضوح مشخص کرد و روابط را به‌طور مؤثر برقرار ساخت. آموزش‌ها به‌طور تدریجی ارائه شد تا تکنسین‌ها بدون احساس فشار، به پذیرش و یادگیری فرآیندها عادت کنند. این روش کمک می‌کند تا تکنسین‌ها بدون احساس خستگی و فشار، بهترین عملکرد خود را ارائه دهند.

تشویق رفتارهای درست با جوایز

در Island Abbey Nutritionals، مهندس جاش رفتارهای درست مانند ثبت دقیق زمان‌ها و یادداشت‌های کامل را با جوایز کوتاه‌مدت تشویق کرد تا این رفتارها به یک عادت تبدیل شوند. هدف اصلی ثبت زمان 90-95% بود و به‌منظور تشویق تیم، از کارت‌های هدیه برای چند ماه استفاده شد. هنگامی که تکنسین‌ها ارزش داده‌ها را درک کردند، این فرآیند به یک عادت طبیعی تبدیل شد. این روش نشان می‌دهد که تشویق با جوایز کوتاه‌مدت می‌تواند به شکل‌گیری رفتارهای مطلوب و تثبیت آن‌ها کمک کند.

این اقدامات برای هر دو گروه درخواست‌کنندگان و تکنسین‌ها به‌طور مؤثر به جلب پذیرش و بهبود فرآیندها کمک کرده و باعث افزایش بهره‌وری و رضایت‌مندی در هر دو بخش می‌شود.

  1. همه چیز را به دستور کار تبدیل کنید: داده‌ها بودجه و اعتبار به ارمغان می‌آورند

یک پلتفرم مدیریت دارایی و نگهداری زمانی مؤثر است که به‌عنوان سیستم اصلی ثبت اطلاعات استفاده شود. در چنین سیستمی، تمام فعالیت‌ها به دستور کار تبدیل می‌شوند، و این امکان را به رهبران می‌دهد که هزینه‌ها، ریسک‌ها و بازده واقعی سرمایه‌گذاری را مشاهده کنند. تبدیل فعالیت‌ها به دستور کار باعث می‌شود که تمامی فرآیندها شفاف‌تر شوند و مدیران قادر به تحلیل دقیق‌تر داده‌ها و تصمیم‌گیری بر مبنای اطلاعات واقعی باشند.

تأمین بودجه بر اساس داده‌ها

پس از توقف 7 روزه خط بسته‌بندی در Island Abbey به دلیل گم‌شدن یک قطعه حیاتی، این شرکت به‌سرعت روز بعد بودجه نرم‌افزار نگهداری را تأمین کرد. این اقدام به دلیل تحلیل داده‌ها و مشاهده نتایج حاصله انجام شد. پس از 12 ماه جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به قطعات و نیروی کار، نیاز به بازنشسته کردن یک دستگاه پرهزینه ثابت شد. بر اساس داده‌ها، هزینه قطعات به‌تنهایی به اندازه‌ای بود که می‌توانست جایگزینی برای آن دستگاه خریداری کند. این اطلاعات، تصمیم‌گیری‌های مالی را با دقت و وضوح بیشتری هدایت کرد.

خودکارسازی فرآیندها برای بازده بهتر

در دانشگاه Grove City، فرآیند دریافت و مسیریابی کارها به‌طور کامل خودکار شد و نقش دستی در فرآیند بازنشستگی حذف گردید. این تغییر باعث شد که بازده سرمایه‌گذاری به‌صورت واضح و قابل‌درک برای کسب‌وکار مشخص شود. همان‌طور که مهندس جاناتان اشاره کرد: "بوم. اینجاست. خودش را تأمین می‌کند." این جمله به معنای آن است که فرآیندهای خودکار شده نه‌تنها کارایی را افزایش دادند، بلکه به وضوح ارزش واقعی سرمایه‌گذاری را به نمایش گذاشتند.

این مثال‌ها نشان می‌دهند که چگونه استفاده از داده‌ها و سیستم‌های خودکار می‌تواند باعث افزایش دقت، بهبود تصمیم‌گیری‌ها و در نهایت تأمین منابع مالی به‌طور مؤثر شود.

  1. فراتر از نگهداری بروید: یک منبع واحد از داده‌ها اعتماد را در سراسر سازمان ایجاد می‌کند

زمانی که تیم‌های مختلف در سازمان قادر باشند به‌طور مستقل به داده‌ها و بینش‌ها دسترسی پیدا کنند، پلتفرم نگهداری به اساس و محور اصلی عملیات تبدیل می‌شود. این تحول باعث می‌شود که تمام بخش‌های سازمان بتوانند از اطلاعات مشترک بهره‌برداری کنند و هماهنگی و اعتماد بیشتری در میان آن‌ها ایجاد گردد.

ایجاد اعتماد از طریق دسترسی یکپارچه به داده‌ها

در Island Abbey، تیم کیفیت اکنون از پلتفرم Limble برای انجام ممیزی‌ها و مدیریت کالیبراسیون ابزارها استفاده می‌کند. تیم مهندسی همچنین تاریخچه دارایی‌ها و هزینه‌ها را از این پلتفرم استخراج می‌کند تا بتواند برنامه‌ریزی سرمایه‌ای مؤثرتر و بهبود فرآیندها را انجام دهد. علاوه بر این، تیم مالی از داده‌ها برای تخصیص دقیق نیروی کار به پروژه‌های سرمایه‌ای بهره‌برداری می‌کند. مهندس جاش، یکی از مسئولین، اشاره کرد: "حالا ممیزان Limble را در سه بخش مختلف می‌بینند، نه فقط در بخش نگهداری، و واقعاً به سیستم اعتماد دارند." این امر نشان‌دهنده افزایش اعتماد و استفاده گسترده‌تر از سیستم در بخش‌های مختلف سازمان است.

شفاف‌سازی و ارتباط بهتر با دیگر بخش‌ها

در دانشگاه Grove City، به‌روزرسانی‌های شفاف و دقیق، مانند اطلاع‌رسانی به تیم‌های دیگر در مورد زمان رسیدن قطعات یدکی، باعث تغییر کامل دیدگاه تیم‌ها نسبت به تیم نگهداری شد. این تغییر موجب شد که تیم نگهداری به یک تیم پاسخگو، ارتباطی و قابل اعتماد تبدیل شود. علاوه بر این، بخش‌های مختلف سازمان احساس می‌کنند که می‌توانند به راحتی ارتباط برقرار کنند و تمامی فرآیندها پیگیری و سازماندهی شده است. این ارتباطات باز و شفاف باعث ایجاد اعتماد بیشتر در میان بخش‌ها و ارتقاء کارایی سازمان می‌شود.

این اقدامات نشان‌دهنده این است که استفاده از یک سیستم یکپارچه و شفاف برای داده‌ها می‌تواند به‌طور چشمگیری اعتماد بین بخش‌های مختلف سازمان را افزایش دهد و عملیات را کارآمدتر کند.

  1. داده‌های خود را برای هوش مصنوعی و یکپارچگی‌ها آماده کنید

هوش مصنوعی نمی‌تواند به‌تنهایی ابزارها را به حرکت درآورد، اما توانایی شناسایی الگوها، تسریع فرآیند آموزش و کاهش زمان حل مشکلات را دارد، مشروط بر اینکه داده‌ها به‌درستی تمیز و سازماندهی‌شده باشند. این موضوع اهمیت زیادی در استفاده مؤثر از هوش مصنوعی دارد، زیرا داده‌های بی‌نظم و پراکنده نمی‌توانند به‌درستی مورد استفاده قرار گیرند.

مراحل بعدی برای بهینه‌سازی استفاده از هوش مصنوعی

برای بهره‌برداری حداکثری از هوش مصنوعی، لازم است که سیستم‌های اتوماسیون ساختمان یا سنسورها به هم متصل شوند تا هشدارها به‌طور خودکار عملیات را آغاز کنند. این اقدام باعث می‌شود که فرآیندها به‌صورت خودکار و به‌موقع شروع شوند، که نتیجه آن کاهش تأخیرها و بهبود کارایی کلی عملیات خواهد بود.

استانداردسازی یادداشت‌های بسته‌شدن

یکی از نکات مهم در آماده‌سازی داده‌ها برای هوش مصنوعی، استانداردسازی یادداشت‌های بسته‌شدن است. این یادداشت‌ها باید به‌طور واضح علائم، علت و روش حل مشکل را بیان کنند تا هم هوش مصنوعی و هم کارکنان جدید بتوانند از تجربیات گذشته استفاده کنند. با داشتن این یادداشت‌ها، سیستم می‌تواند به‌طور هوشمند به تجزیه‌وتحلیل داده‌ها بپردازد و به‌صورت خودکار راهکارهایی برای حل مشکلات مشابه ارائه دهد.

با رعایت این مراحل، سازمان‌ها می‌توانند از پتانسیل هوش مصنوعی به‌طور مؤثر استفاده کنند و فرآیندهای نگهداری و تعمیرات را بهبود بخشند.

نتیجه‌گیری نهایی

برتری عملیاتی نه یک پروژه واحد، بلکه یک فرهنگ است که بر پایه داده‌های شفاف، فرآیندهای ساده و بهبود مستمر بنا شده است. برای دستیابی به این فرهنگ، باید از اصول اولیه شروع کرد و هر فعالیت را به یک دستور کار تبدیل کرد. این دستور کار باید به‌گونه‌ای طراحی شود که تمامی اعضای سازمان را به یک منبع معتبر و مشترک از داده‌ها هدایت کند. تنها از طریق چنین رویکردی است که می‌توان استراتژی‌ها را به عمل تبدیل کرده و از آن‌ها بهره‌برداری قابل اندازه‌گیری به دست آورد. این فرآیند باعث می‌شود که سازمان‌ها قادر به تحقق اهداف بلندمدت خود شده و به‌طور مستمر در مسیر بهبود و بهینه‌سازی حرکت کنند.

Real-world stories of strategy to action: Driving change toward operational excellence: https://limble.com/blog/real-world-stories-maintenance-operational-excellence/

Powered by Froala Editor