در این مقاله، ما به شما توضیح خواهیم داد که چگونه یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی منطبق بر ISO 55001 را پیاده سازی و اجرا نمایید و نکاتی که باید قبل از شروع آن بدانید را نیز به شما خواهیم گفت.

ISO 55000 چیست؟

ISO 55000 سری استانداردهای بین‌المللی است که راهنماها و بهترین روش‌ها (best practices) برای مدیریت دارایی‌ها در سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این استانداردها توسط سازمان بین‌المللی استانداردها (ISO) توسعه داده شده‌اند تا به سازمان‌ها کمک کنند که به طور مؤثر دارایی‌های خود را مدیریت کنند، که می‌توانند شامل دارایی‌های فیزیکی مانند ساختمان‌ها و تجهیزات و همچنین دارایی‌های نامتناهی مانند مالکیت معنوی باشند.

سری استانداردهای ISO 55000 شامل سه استاندارد اصلی می‌شود:

1. ISO 55000:2014 – مدیریت دارایی – مرور، اصول و واژگان: این استاندارد یک مرور از اصول مدیریت دارایی و واژگان را ارائه می‌دهد و به عنوان مقدمه‌ای برای سری ISO 55000 عمل می‌کند.

2. ISO 55001:2014 – مدیریت دارایی – مقررات: ISO 55001 مقرراتی را برای ایجاد، اجرا، حفظ و بهبود مداوم یک سیستم مدیریت دارایی در یک سازمان مشخص می‌کند. این استاندارد اصول و فرایندهای کلیدی برای مدیریت مؤثر دارایی‌ها را شرح می‌دهد.

3. ISO 55002:2018 – مدیریت دارایی – راهنمایی برای استفاده از ISO 55002 : ISO 55001 راهنمایی در مورد چگونگی اعمال مقررات ISO 55001 ارائه می‌دهد. این استاندارد مشاوره‌ها و نمونه‌های عملی را ارائه می‌دهد تا به سازمان‌ها کمک کند که به بهترین روش‌های مدیریت دارایی عمل کنند.

این استانداردها طراحی شده‌اند تا به سازمان‌ها کمک کنند تا عملکرد، کارآیی و پایداری مدیریت دارایی‌های خود را ارتقاء دهند و در نهایت منجر به تصمیم‌گیری بهتر، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهبود عملکرد کلی دارایی‌ها شوند. سازمان‌هایی که به استانداردهای ISO 55000 پایبندی می‌کنند، تعهد خود به مدیریت دارایی‌های خود به صورت سیستماتیک و استراتژیک را نشان می‌دهند.

یک رویکرد معمول و رایجی که می توان از آن برای آغاز این سفر و پیاده سازی سیستم استفاده کرد، بدین شرح است:

1. شناخت اصول اساسی مدیریت دارایی فیزیکی، سیستم مدیریت دارایی فیزیکی و ISO 55000
2. شناخت و درک مبانی و ارزش های پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی فیزیکی
3. فکر کردن درباره اینکه آیا پیاده سازی این سیستم، ارزش خاصی را به سازمان می افزاید یا خیر.
4. اگر بله، چگونه این سفر را آغاز کنم؟ با پای راست شروع کنم؟

شناخت و کسب آگاهی از مدیریت دارایی فیزیکی

اگر چه مدیریت خوب دارایی ها به نظر یک عمل قضاوتی یا عقلانی است، اما دانستن اینکه سیستم مدیریت دارایی فیزیکی جامع به چه نوع دانشی احتیاج دارد و چه تحقیق یا مطالعه ای برای درک اصول و مبانی آن باید انجام شود، ضروری است. ما توصیه می کنیم که تیم رهبری باید درک و شناخت صحیحی از موضوع داشته باشد تا سازمان را در مسیر صحیحی هدایت کند.

بدون این دانش و شناخت، نمی توان زمان، تلاش و منابع مورد نیاز برای رسیدن به هماهنگی و یا انطباق با استانداردها را به درستی تخمین زد و در نتیجه سازمان با ریسک های زیادی مواجه خواهد شد.

منابع زیر از جمله منابع ضروری اطلاعات درباره ISO 55000 و مدیریت دارایی هستند و باید نقطه شروع شما باشند:

• خودِ استانداردها: ما توصیه می کنیم که مجموعه ای کامل از استانداردهای ISO 55000, 55001, 55002 را خریداری کنید و بخوانید. با این کار می توانید تمامی الزامات و همچنین برخی از دستورالعمل ها را برای استفاده از استاندارد مرور کنید.
• منابع مختلف موجود در اینترنت عبارتند از:

1. وب سایت: marsgroup.ir مقالات و دوره های آموزشی بسیاری برای مرور کلی استاندارد ISO 55000 را به شما ارائه می دهد که در آدرسی ذیل قابل دسترس است:
2.  آکادمی مدیریت دارایی فیزیکی مارس
3. انستیتو یا موسسه مدیریت دارایی فیزیکی به آدرس theiam.org
4. انجمن مدیریت دارایی فیزیکی به آدرس amcouncil.com.au

• تعلیم و آموزش: در کنفرانس ها، جلسات آموزشی یا سایر گردهمایی های مشابه شرکت کنید. تجربه ثابت کرده است که هزینه های صرف شده برای آموزش و ارائه آگاهی به رهبران، به میزان ده برابر عدم اطمینان را در زیردستان کاهش می دهد.

مبانی اساسی و ارزش های پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی فیزیکی

اکنون زمان خوبی است که بخش های تعریف، اصول، بررسی اجمالی و اصطلاحات مدیریت دارایی فیزیکی را در سند استاندارد ISO 55000:2014، بخوانید. مدیریت دارایی فیزیکی در این سند، بدین گونه تعریف شده است:

« فعالیت های هماهنگ شده یک سازمان برای کسب ارزش از دارایی ها»

این تعریف به نظر می رسد که یک قضاوت عقلانی باشد اما تعریف مدیریت دارایی فیزیکی به این سادگی نیست و تعریف آن فراتر از آن چیزی است که با چشمانتان می بینید و یا قضاوت می کنید. هر کلمه آن نیاز به تعریف دارد.

به عنوان مثال. معنی واقعی عبارت “هماهنگ شده” و کلمه “ارزش” چیست؟ به عبارت “هماهنگ شده” به یک سازمان اشاره دارد که در تلاش برای دستیابی به یک هدف مشترک است و در حین حال، پیشرفت خود در مسیر را نیز اندازه گیری می نماید.

کلمه “ارزش” می تواند معانی مختلفی را در سازمان های مختلف از خود نشان دهد اما در رابطه با مدیریت دارایی فیزیکی، به معنای کشف کردن آن چیزی است که برای سازمان اهمیت دارد و نحوه استفاده از دارایی های سازمان برای دستیابی به آن.

برای درک بهتر مدیریت دارایی فیزیکی، باید اصول اساسی مدیریت دارایی فیزیکی را که در استاندارد ISO 55000 تعریف شده است، مطالعه نمایید. این موارد عبارتند از:

• ارزش: هدف از وجود دارایی ها، ارائه ارزش به سازمان و ذینفعان آن است. درک ارزش و نحوه استفاده از دارایی ها در ارزش گذاری، بسیار مهم است.
• هم ترازی: مدیریت دارایی فیزیکی، اهداف سازمانی را به تصمیمات، برنامه ها و فعالیت های فنی و مالی تبدیل می کند. مدیریت دارایی فیزیکی نیازمند داشتن آگاهی از اهداف سازمانی و اقدامات و برنامه های تاکتیکی است.
• رهبری: رهبري و فرهنگ محیط کاري از جمله عوامل موثر بر تحقق ارزش هستند. مدیریت دارایی فیزیکی نیاز به رهبری و نشان دادن تعهد دارد.
• تضمین و اطمینان: مدیریت دارایی فیزیکی اطمینان می دهد که دارایی ها هدف مورد نیاز خود را برآورده می کنند. سازمان برای انجام این کار نیاز دارد تا پیشرفت و عملکرد را به طور منظم و با هدف ارزیابی کند که معمولا شامل تنظیم معیارهای عملکرد و انجام بازبینی های دوره ای و ممیزی ها می شود.

ارزش مدیریت دارایی

ISO 55000 نشان می دهد که ارزش های کسب شده از به کارگیری این استاندارد عبارتند از:

• بهبود عملکرد مالی
• فراهم آوری اطلاعات برای تصمیمات سرمایه گذاری در حوزه دارایی
• مدیریت ریسک
• بهبود خدمات و خروجی ها
• نشان دادن مسئولیت اجتماعی
• انطباق و برآورده کردن الزامات
• افزایش اعتبار و شهرت
• بهبود پایداری سازمانی
• بهبود کارایی و اثربخشی

در بالا برخی از ارزش های حاصل از مدیریت خوب دارایی ها ذکر شدند اما سوالی که مطرح می شود این است که ارزش واقعی در چارچوب سازمان شما چیست؟

ارزش واقعی برای سازمان شما چیست؟

یک نفس عمیق بکشید و لحظه ای مکث کنید و فکر کنید که انتظار دارید از پیاده سازی استاندارد ISO 55000 چه ارزش واقعی نصیب تان شود. کلمات “واقعی” و “واقعا” چند بار در این مقاله تکرار شده اند. دلیل آن این است که اگر شما واقعا نمی دانید که چرا پیاده سازی را انجام می دهید، ممکن است مسیر اشتباهی را شروع کنید که مسلما نتایج آن، غیر واقعی یا بی معنی خواهند بود.

توجه داشته باشید که این فقط یک پروژه 18 ماهه نیست! این یک تعهد بلند مدت است که برای طولانی مدت نیاز به منابع مختلف و تعهد دارد و اگر در ابتدا انتظارات اشتباهی ایجاد شود، به ویژه در حوزه رهبری ارشد، حتما شکست خواهد خورد.

یکی از نقطه های شروع پیشنهادی، توسعه یک مورد کسب و کار برای تعیین و ارزش گذاری مدیریت دارایی فیزیکی است.بدین طریق که تعیین نمایید:

• کدام یک از خطرات یا ریسک های عمده و اصلی در سازمان شما با پیاده سازی این رویکرد حل خواهد شد؟ یا خطرات به چه میزان کاهش خواهند یافت؟
• مزایای استفاده از یک رویکرد جامع و یکپارچه به مدیریت دارایی فیزیکی در سازمان شما چیست؟ مثلا افزایش سود و درآمد، تولید یا بهره وری؟
• با اتخاذ این رویکرد، چه میزان از خطرات مربوط به هزینه را می توان کاهش داد و چه مزایایی برای چرخه عمر یک دارایی به همراه دارد؟

نمودار زیر برخی از ارزش های ناشی از این رویکرد را نشان می دهد:

پس از پاسخگویی به سوالات مربوط به ارزش، مشاهده خواهید کرد که استاندارد ISO 55000، مجموعه ای از استانداردهای ISO است و مدیریت دارایی فیزیکی فرایندی است که مربوط به تمام سطوح سازمانی (از بالا به پایین و پایین به بالا) است. به این ترتیب، برای تحقق مدیریت دارایی فیزیکی و بهبود بهره وری، فقط عناصر فنی در یک کسب و کار، ملاک نیستند و به تنظیم کنندگان قوانین و هیئت مدیره نیز باید توجه گردد. دلیل آن عبارتست از:

• رعایت مقررات: استاندارد ISO 55000 یکی از پایه های اساسی برای تنظیم کنندگان قوانین اقتصادی است که با استفاده از آن، صحت اظهارات قیمت گذاری دریافت شده از سوی سازمان ها را ارزیابی می کنند، “ارزش پولی” را مشخص و تایید می نمایند و در عین حال حفاظت بلند مدت و یکپارچه از دارایی ها و اقناع نمودن منافع عموم را رقم می زنند.
• کمک به راستی آزمایی (Due Diligence): برای کسانی که در صنایع تحت نظارت (regulated industries) کار نمی کنند، ISO 55000 به عنوان یک معیار (benchmark) برای مدیریت و نظارت مناسب دارایی های سازمان در نظر گرفته می شود که در صورت ایجاد مسائل ایمنی، زیست محیطی یا مالی، برخی از محافظت های قانونی را تامین می کند. همچنین بیمه گران می توانند صحت و شایستگی سیستم مدیریت دارایی فیزیکی یک سازمان را با استفاده از ISO 55000 و در هنگام تعیین حق بیمه و مشوق های اضافی، ارزیابی نمایند.
• استراتژی بازاریابی: بعضی از سازمان ها ممکن است گواهینامه ISO را فقط به عنوان یک ارائه دهنده انگیزه به سرمایه گذاران یا ایجاد کننده سایر مزیت های در نظر بگیرند. اگر هدف این سازمان ها از اخذ گواهینامه، صرفا گذراندن یک سری مراحل خاص باشد و نه بهبود عملکرد مدیریت دارایی آنها، آنوقت ممکن است این امر نتایج نامناسبی را برای آنها به همراه داشته باشد.
• مزیت رقابتی: برخی از مدیران از اقدامات مدیریت دارایی فیزیکی خوب، انتظار افزایش کارایی سازمانی و ایجاد مزیت های تجاری دارند. به احتمال زیاد این رویکرد، متعهدترین و جامع ترین رویکرد برای اجرای ISO 55000 و بهبود کسب و کار خواهد بود.

ممکن است هنوز به طور 100 درصد واضح نباشد که چه مزیتی برای سازمان شما دارد، اما قبل از اینکه پیاده سازی و اجرای مدیریت دارایی فیزیکی را آغاز نمایید، این مزیت ها را بررسی کنید.

یکی دیگر از جنبه هایی که باید در نظر گرفته شود، هزینه و زمان لازم برای اجرای سیستم مدیریت دارایی فیزیکی ISO 55000 است. همچنین به سطح هماهنگی یا انطباق با استاندارد ISO 55001 نیز توجه کنید. طیف وسیعی از اقدامات سازمانی برای به کارگیری ISO 55000 وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:

• هم ترازی: یک سازمان می تواند به سادگی اقدامات فعلی خود را با ISO 55000 مقایسه و ارزیابی نماید و عناصر مناسب را اتخاذ کند. این ممکن است برای سازمان های بزرگ در صنایعی که کمتر تحت نظارت هستند، مناسب باشد. زیرا در این سازمانها، هزینه تغییر شیوه ها و اقدامات تعبیه شده ممکن است از هزینه جایگزینی یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی سازگار با استاندارد ISO 55000 بیشتر باشد (حداقل در کوتاه مدت). چندین معیار ساده وجود دارد که توصیه می شود هر سازمانی برای دستیابی به انطباق کامل و هماهنگ کردن شیوه های خود با استانداردهای ISO 55000 این معیارها را مورد بررسی قرار دهد.
• انطباق: یک سازمان ممکن است به دنبال ایجاد یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی باشد که به طور کامل با الزامات استاندارد ISO 5501 سازگار باشد، اما به دنبال اخذ گواهینامه نباشد. این کار به طور بالقوه می تواند تمام مزایای یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی گواهی را به همراه داشته باشد، اما بدون هزینه های اولیه برای اخذ گواهینامه. این امر ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ در یک صنعتی که کمتر تحت نظارت قرار دارد، مناسب باشد. در این مورد، استفاده از ISO 55001 برای توسعه یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی هم ارزان تر و هم موثرتر از آن است که از اقدامات سازمان های مشابه موجود استفاده کنیم.
• اخذ گواهینامه: ممکن است یک سازمان تصمیم به اخذ گواهینامه کامل داشته باشد. بدیهی است که برای اخذ و حفظ گواهینامه، هزینه هایی را متحمل خواهد شد و ما این رویکرد را فقط در مواقعی که یک مورد تجاری مشخص وجود دارد، توصیه می کنیم. مثلا در مواقعی که یک الزام قانونی اجباری وجود داشته باشد یا نیاز به ایجاد یک مشوق برای بازار یا بیمه گر باشد.

یک راه برای درک و شناخت ارزش بالقوه، هزینه، زمان و منابع لازم برای پیاده سازی ISO 55001، ارزیابی سطح آمادگی سازمان برای ISO 55000 است. باید تعیین نمایید که آیا خودتان می خواهید آن را انجام دهید یا در صورت نداشتن تجربه، از کمک نیروی خارجی استفاده کنید.

تا کنون ما برخی از اصول مدیریت دارایی فیزیکی راتوضیح دادیم و برخی از ارزش های ناشی از پیاده سازی ISO 55000 را ذکر کردیم. حالا برای آغاز این سفر با پای راست، چه روش و مراحلی را باید دنبال کنید؟ در بخش زیر چند مرحله پایه و اساسی برای شروع کار را به شما توضیح خواهیم داد.

با پای راست شروع کنید

قبل از شروع به پیاده سازی مدیریت دارایی فیزیکی، مراحل زیر را انجام دهید:

1. دریافت اطلاعات لازم از رهبران و مدیران سازمان: این کار قطعا یک آغاز بسیار خوب است. تیم مدیریتی درک درستی از مدیریت دارایی فیزیکی و مزایای حاصل از آن دارد. برگزاری یک کنفرانس یا دوره مقدماتی می تواند نقطه شروع خوبی باشد.
2. از ذینفعان بپرسید که مدیریت دارایی فیزیکی چه مزایا و سودی به همراه دارد و به عبارتی دیگرچه چیزی در پشت این کار قرار دارد.
3. ایجاد هماهنگی در داخل: این کار مستلزم برقراری ارتباط، به اشتراک گذاری اطلاعات و مذاکره است. اما اطمینان حاصل کنید که تمام ذینفعان داخلی در مورد مزایای عمده و ارزش واقعی و اهمیت آنها برای سازمان، توافق داشته باشند.
4. تعیین رویکرد لازم برای انطباق: همانطور که قبلا گفته شد، حداقل سه گزینه وجود دارد:

الف) اخذ گواهینامه: در مواقعی که به صراحت نیاز به اخذ گواهینامه باشد و یا اینکه اخذ گواهینامه نوعی مزیت رقابتی محسوب گردد.

ب) انطباق: در مواقعی که هدف، رعایت استاندارد باشد نه صرفا اخذ گواهینامه. این کار نسبت به اخذ گواهینامه، ممکن است هزینه کمتر و سود قابل توجهی داشته باشد.

ج) هم ترازی: دارای هزینه ای کمتر از هزینه اخذ گواهینامه است و ارزش هایی نیز به همراه دارد.

5. منابع مالی و غیر مالی لازم برای این کار را تعیین نمایید و تصویری واضح از آنچه که برای دستیابی به نتایج مورد انتظار لازم است را ارائه دهید.
6. برای این سفر، یک نقشه راه تهیه کنید: این کار را با درک و بررسی آنچه که در حال حاضر دارید و آنچه که نیاز دارید، انجام دهید. این موارد را می توان از طریق ارزیابی سطح آمادگی برای پیاده سازی ISO 55000 تعیین کرد. ارزیابی سطح آمادگی، یک نقشه راه برای سفر به شما می دهد. همچنین ممکن است برخی از مزایای دیگر این کار را برای سازمان شما نمایان سازد.

Powered by Froala Editor